Een voorzichtig teken van leven na actieplan Noodklok

Een herfstige woensdagavond in november. Tweeëntwintig leden van Dynamo verzamelen zich in de kantine aan de Oranjelaan. Een pessimist kan denken: ‘Ach, wat sneu, 22 leden voor een jaarvergadering van een club met ruim 250 leden.” Maar ik dacht: “Mooi, vorig jaar zaten we hier met 12 leden, dat is toch een groei van pakweg 80 %! Als het zo doorgaat, is de Oranjelaan over twee  jaar te klein!” Tuurlijk, 22 leden terwijl Dynamo zo’n 125 volwassen leden heeft, kan beter. Maar vorig jaar zaten er 2 bestuursleden aan de bestuurstafel, en nu eindigde we de avond met 5 bestuursleden. Er is dus wat in beweging, en zoals alles in het leven, is dit ook een proces dat zijn tijd nodig heeft.

Aanleiding onderzoek
Vorig jaar had ik aan het eind van de jaarvergadering echt het gevoel dat Dynamo weinig overlevingskans had; de bestuursleden leken uitgeblust, deden hun stinkende best, maar er waren te veel taken voor te weinig actieve leden. Vandaar het voorstel om een onderzoek te doen in de club om eens te kijken hoe het zat met die levensvatbaarheid. Marchia sprong me meteen bij en samen zijn we van november tot juni bezig geweest om te kijken wat er leeft onder de leden.

Doel onderzoek
In eerste instantie hadden we het doel om het knelpunt van te weinig kader en actieve leden in ieder geval kenbaar te maken. Daarnaast wilden we komen tot een vrijwilligerspoule van leden die best af en toe iets willen doen voor Dynamo. En tenslotte was het echt van belang om het kader, in de zin van weer een voltallig bestuur, te versterken.

Opzet onderzoek
We hebben in een periode van vier maanden alle senioren en recreantenteams bezocht en hebben ouders van mini’s en jeugdleden uitgenodigd voor een gesprek. We vroegen de teams wat hun mening was over Dynamo, wat hun binding was met Dynamo, welke verbeterpunten zij zagen, welke acties daarvoor nodig waren en welke actieve (team)taken zij zelf eventueel wilden doen. Met de uitkomsten van deze gesprekken hebben we een adviesrapport geschreven dat 15 juni met het (oude) bestuur besproken is. Het rapport is, met uitzondering van de bijlagen te vinden op de website van Dynamo.

Conclusies onderzoek
De opkomst bij de gesprekken was wisselend, sommige teams zaten echt niet op ons te wachten en met andere teams hebben we levendige gesprekken van ruim een uur in de kantine gehad. Bij de gesprekken bleek al direct dat de brief “Actie Noodklok” wat teweeg had gebracht. De meeste leden waren zich niet bewust van de ernst van de situatie en waardeerden het dat het bestuur wilden investeren in het boven water krijgen van diverse visies en meningen.  Daarbij ging het, samengevat, met name om twee punten.
Het eerste heeft met binding te maken: veel leden hadden ‘heimwee’ naar de tijden van weleer. De wedstrijden van de eerste teams in de Oranjelaan, waar je elkaar dan ontmoeten en de halve zaterdag heerlijk bleef kletsen in de kantine. Men mist deze binding. Nu is er vooral binding met het eigen team, en is er veel minder betrokkenheid bij de vereniging op zich. Eén team zei zelfs: “Mocht er geen nieuw bestuur komen en Dynamo ophouden te bestaan, dan huren we als team zelf de zaal voor een uur in de week.” Reëel als je verder geen betrokkenheid voelt, maar wel jammer! 
Het tweede gaat over communicatie. Een aantal leden is teleurgesteld in de wijze waarop gecommuniceerd wordt. Er is een kleine groep ‘actieven’ die op de hoogte is, maar voor de rest is het toeval, of je op de hoogte bent of niet. Daarnaast gaf een aantal leden aan dat ze ideeën geopperd hadden en daar nooit meer iets over gehoord hadden. Niet goed natuurlijk, maar met nog twee bestuursleden misschien wel te begrijpen…. Tenslotte was het de laatste tijd te onduidelijk bij wie men met welke vragen moest zijn.
Maar ook is er voldoende positiefs te melden. Bijlage 3 van het adviesrapport bevat vier pagina’s met leden en ouders die aangegeven hebben iets voor de club te willen doen; van bestuursfuncties tot jubileumcommissie tot assistent-trainers bij de jeugd. Voor de 29 taken, die het bestuur aangeleverd had, hebben zich 190 mensen gemeld. Dus die bereidheid is er wel! Dat vervolgens 17 mensen en 2 teams willen zorgen voor de kerststollenactie is verheugend, maar betekent ook dat het bestuur keuzes moet maken en mensen moet benaderen met de vraag of ze misschien ook iets anders zouden willen doen.
Als laatste blijkt ook dat het overgrote deel van de leden vindt dat Neede zijn eigen volleybalclub moet hebben en dat ze bereid zijn er aan mee te werken om van Dynamo weer een levendige club te maken.

Aanbevelingen
Om weer meer leven in de club te krijgen zou het bestuur erover na kunnen denken om  aan een aantal zaken te gaan werken de komende tijd:
• Een inspirerend en zichtbaar bestuur. De bestuursleden zijn deskundig en /of zijn bereid deskundig te worden door het volgen van bijvoorbeeld Nevobo-cursussen;
• Het stimuleren van actieve leden, door middel van het aanbieden van cursussen, workshop en begeleiding, maar ook aandacht voor deze vrijwilligers tijdens een eind- of startfeest;
• En duidelijke organisatiestructuur, met aandacht voor communicatie, rolverdeling en het oppimpen van de ambitie c.q. het beleidsplan:
o waarbij leden weten wie verantwoordelijk is voor welke taken, en ze dus weten bij wie ze moeten zijn met welke vraag en ze zich niet genegeerd voelen;
o waarbij taken gedelegeerd zijn en er dus meerdere leden betrokken zijn bij de vereniging;
o waarbij gewerkt wordt aan een helder beleidsplan, waarin de ontwikkeling van de jeugd een belangrijke rol in neemt.


Tenslotte
Veel leden slaan met erg veel plezier een balletje en zijn ook bereid best iets voor de club te doen. Zich melden na een oproep zal men niet snel doen, maar bij een persoonlijke benadering wil men best iets. Structurele en kadertaken blijven lastig; ieder heeft al zo veel. De uitkomsten van dit onderzoek stemmen tot optimisme. Echter, zoals bij de inleiding genoemd; het is een proces. Er zit net een volledig nieuw bestuur, dat met elkaar op zoek moet naar de juiste manier van samenwerken en het invulling geven aan de wensen van de leden. Dus we hebben wat geduld nodig, maar ik ga ervan uit dat we volgend jaar november met in ieder geval 40 leden in de Oranjelaan zitten.

Voor wie meer wil weten: klik hier om het hele rapport te lezen.

Janja Molemaker